Ecm software: funzionalità e risultati

L’Enterprise content management è il servizio informatico di gestione documentale per le aziende e comprende diversi strumenti. Gli strumenti, ma anche le strategie e i processi permettono alle imprese di ottenere, organizzare, archiviare e condividere diverse tipologie di contenuti tra gli stakeholder.

I documenti coinvolti possono essere di diverso tipo e nascono interamente in formato digitale: gli utenti possono creare, modificare, inviare e archiviare i file direttamente dalle piattaforme di gestione documentale, oppure sui più disparati servizi di scrittura e inviarli in un secondo momento alla piattaforma.

I sistemi di ECM hanno una duplice funzione: l’eliminazione del cartaceo e una gestione moderna e flessibile dei documenti aziendali, compresi quelli con valore legale e la loro conservazione.

Grazie a queste piattaforme, molti uffici sono diventati paper free: oltre a ridurre l’impatto sull’ambiente, le aziende non devono più preoccuparsi di trovare lo spazio per l’archiviazione dei file cartacei. I dipendenti invece possono ricercare velocemente un determinato documento e non devono sprecare tempo tra i vari fascicoli.

L’Enterprise Content Management, infatti, si basa su una prerogativa fondamentale: il percorso di ricerca di un determinato file dev’essere il più breve possibile. Proprio a questo scopo, le piattaforme si avvalgono di un sistema estremamente affinato e preciso di ricerca: permettono di inserire tutti i filtri necessari per trovare il file corrispondente agilmente.

I sistemi ECM aiutano a semplificare il ciclo di vita delle informazioni grazie alla gestione dei documenti e l’automazione dei flussi di lavoro. Per qualsiasi organizzazione con un numero considerevole di contenuti è fondamentale disporre di un ECM, allo scopo di eliminare le inefficienze operative, ridurre i costi e rispettare le normative in materia di conservazione.

 

 

 

Ecm system: le tendenze di oggi

Il software ECM è diventato sempre più importante negli ultimi anni per vari motivi. Le frodi finanziarie e le violazioni dei dati – e le normative progettate per prevenirle – hanno reso essenziale una governance delle informazioni efficace non solo per motivi di conformità, ma anche per proteggere la reputazione dell’organizzazione. Le aziende devono inoltre gestire i contenuti in modo efficace per poterli integrare con le applicazioni di business intelligence e analytics, in modo da poter prendere decisioni strategiche basate sui dati.

Se vogliamo scomporre un software di Enterprise content management, possiamo individuare cinque componenti e funzioni:

  • La creazione dei documenti in formato digitale oppure il passaggio dalla forma cartacea a quella digitale (dematerializzazione);
  • La gestione dei contenuti che include la loro modifica e gestione interna;
  • L’archiviazione che permette agli utenti di poter ricercare i documenti da qualsiasi dispositivo, semplicemente accedendo alla piattaforma scelta di ECM;
  • La conservazione che permette di conservare a norma di legge i documenti dal valore legale;
  • La condivisione dei documenti tra gli stakeholder.

Questi sistemi riducono i costi dell’organizzazione:

  • automatizzando i processi precedentemente manuali;
  • riducendo il rischio di errore di conformità;
  • riducendo al minimo le esigenze di archiviazione;
  • riducendo i costi legati alla carta.

Se la gestione documentale è oramai un servizio presente nella maggior parte delle aziende, proprio per i vantaggi che apporta, molte piattaforme di ECM offrono ora nuovi servizi che vanno ad integrare quelli “di base”: tassonomie dei contenuti, capacità di controllo, controlli del flusso di lavoro e meccanismi di sicurezza. Un ECM efficace può eliminare i colli di bottiglia, riducendo lo spazio di archiviazione, ottimizzare la sicurezza e ridurre al minimo i costi generali.

Gli Enterprise Content magament software: cosa scegliere

Veniamo ora alle piattaforme di Enterprise Content Management: quali sono i prodotti migliori sul mercato? Secondo l’ultimo report di Gartner per quanto riguarda il mercato delle Content Services Platforms, le soluzioni più complete sono:

  • Microsoft,
  • Hyland,
  • Alfresco,
  • OpenText,
  • Box.

Queste soluzioni di Enterprise Content Management sono state nominate “Leader” da Gartner perché in grado di combinare al meglio i due parametri presi in considerazione:

  • L’abilità di esecuzione,
  • La completezza della visione.

Come azienda di consulenza informatica, noi di Omnia Group abbiamo scelto di specializzarci e di fornire ben due delle piattaforme definite “Leader” nel quadrante. A seconda del progetto e delle necessità del cliente, abbiamo scelto e implementato Alfresco ECM oppure Onbase. Onbase è di proprietà di Hyland e da pochi mesi lo è anche Alfresco, acquisizione che ha messo ancor più in evidenza la volontà di condivisione tecnologica, allo scopo di migliorare il servizio offerto. Per scoprire le caratteriste delle piattaforme di Enterprise Content Management Alfresco e Onbase, leggi anche “Gestione documentale: software free, open source o proprietario?”.

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