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Software gestione documentale: ecco cosa serve davvero alle aziende

La gestione documentale è il servizio IT di content management che permette alle aziende di gestire diversi tipi di file direttamente da una piattaforma digitale. I software di Enterprise Content Management non sono di certo una novità: già a seguito degli aggiornamenti legislativi degli ultimi anni, molte imprese si avvalgono di un applicativo che permette loro di avere i propri documenti in digitale e condivisibili con un semplice click.

La gestione documentale accelera i processi di gestione dei documenti da parte dei dipendenti e permette loro di risparmiare tempo e portare a termine il proprio task in minor tempo. L’utilizzo di un software di content management aumenta quindi la produttività dei dipendenti e la collaborazione tra aree di business diverse.  La condivisione, revisione e approvazione dei documenti diventano più semplici e veloci, a prescindere dal device utilizzato, aumentando così l’efficienza di queste attività.

gestione documentale


I sistemi documentali permettono inoltre di ridurre i rischi relativi alla gestione manuale dei documenti e i costi relativi all’utilizzo del materiale cartaceo.

I software di content management assumono un ruolo ancora più strategico a seguito dell’emergenza sanitaria da Covid-19 che ha incrementato il personale in smart working.

Le aziende che ancora non si sono munite di un sistema ECM, si trovano infatti a non poter consultare, modificare e archiviare i documenti in formato digitale, rendendo il lavoro del personale più lento e macchinoso.

 

Gestione documentale open source o proprietari: cosa scegliere

Per quanto riguarda la proposta di software di gestione documentale, Omnia Group ha optato negli anni per due soluzioni diverse tra loro, in base al progetto da sviluppare: Alfresco e OnBase.

Alfresco è una soluzione open source che prevede due diverse versioni: Enterprise e Community ed è quindi adatto ad aziende con ogni tipo di budget. È un software open source, gratuito nella versione Community e con costi di licenza per la versione Enterprise. La caratteristica di essere una piattaforma open source assume una rilevanza particolare: la community di developer può aggiungere nuove funzionalità e funge da supporto agli sviluppatori.

Grazie ad Alfresco Content Service ed Alfresco Process Service è possibile:

alfresco gestione documentale

  • Tenere sotto controllo i documenti grazie a una governance continua delle informazioni;
  • Trovare velocemente il documento di cui hai bisogno, grazie alle funzioni di ricerca altamente sofisticate;
  • Ricerca per metadati e per testo (full-text);
  • Accedere ai documenti da qualsiasi device, permettendo di lavorare ovunque voi siate;
  • Revisione, approvazione ed archiviazione dei documenti semplificate grazie a workflow automatici;
  • Assicurare la sicurezza dei documenti lungo l’intero ciclo di vita grazie a specifiche autorizzazioni.

Omnia ha scelto Alfresco per un importante cliente del settore della Grande Distribuzione Organizzata che aveva bisogno di una soluzione di gestione documentale e conservazione sostitutiva.

Perché proprio Alfresco per questo progetto? Per poter integrare la piattaforma di ECM con le altre applicazioni del sistema informativo del cliente, per la funzione di workflow e per i diversi livelli di accesso possibili, a seconda del profilo utente.

Gestione elettronica documentale: i progetti con OnBase

L’altro software di gestione documentale che fa parte dell’offerta Omnia Group è OnBase. Il software, di proprietà di Hyland, è stato inserito più volte all’interno del Magic Quadrant di Gartner come leader delle soluzioni di ECM. Ciò che rende questa piattaforma una delle migliori sul mercato è senz’altro l’alta scalabilità e la sua capacità di supportare molti processi business. A differenza di Alfresco però è un applicativo proprietario e non prevede una versione free.

OnBase fornisce inoltre un sistema Cloud proprietario, garantendo elevate qualità di load balacing e sicurezza all’applicativo offerto.

Omnia ha scelto Onbase per la dematerializzazione dei punti soci di tre cooperative del Food Retail italiano: Coop Alleanza, Coop Tirreno e Coop Centro Italia. Oltre alla dematerializzazione dei documenti che riguardano il ciclo di vita del socio e la loro archiviazione digitale, il progetto includeva la conservazione digitale degli stessi e l’attivazione della Firma Elettronica Avanzata.

software gestione documentale

Dematerializzando i documenti, i clienti hanno azzerato gli onerosi costi legati al cartaceo e ridotto e snellito significativamente le fasi di questo processo. I documenti inoltre non sono più archiviati fisicamente ma in digitale, grazie al processo di conservazione sostitutiva/ archiviazione documentale.

La conservazione sostitutiva comporta la riduzione dei costi relativi all’archivio (e riduzione dello spazio da questo occupato) e pone i documenti in un ambiente altamente più sicuro (basti pensare alla fragilità e vulnerabilità della carta).

La Firma Elettronica Avanzata (FEA) invece permette di aggiungere ai documenti il valore giuridico delle firme classiche a penna, ma con un procedimento digitale. Questa firma digitale avanzata infatti identifica la grafia del firmatario e un’altra serie di parametri che lo caratterizzano nel momento della firma (posizione, tempo, ecc).

La firma viene effettuata su un tablet di acquisizione, presente in oltre 600 punti soci delle varie cooperative.

Grazie a Onbase e al lavoro di Omnia Group, il progetto gestisce attualmente tra i 2,5 e i 4 milioni di documenti digitali all’anno.

I vantaggi dei sistemi di gestione documentale per la tua azienda

La gestione documentale e l’archiviazione documentale apportano significativi vantaggi all’impresa e ai suoi dipendenti in termini economici, tecnici e di performance.

archiviazione

Il risparmio innanzitutto: grazie al software documentale, si eliminano i costi legati al cartaceo. L’investimento nella piattaforma documentale viene ammortizzato e recuperato nel tempo: si azzerano i costi legati alla carta e le ore perse dai dipendenti nella ricerca di un determinato documento. L’ufficio sarà libero dalla carta e il lavoro di ricerca più veloce. Lo stesso vale per l’archivio: i documenti saranno conservati digitalmente, risparmiando sullo spazio necessario a contenere i faldoni cartacei.

Inoltre, i documenti saranno conservati in un ambiente sicuro e accessibile soltanto dagli utenti autorizzati. A differenza della carta, i vostri documenti non saranno esposti al deterioramento nel tempo o a potenziali incidenti in grado di comprometterne l’integrità (es. incendi, furti, ecc.).

smart worrking

Dal punto di vista tecnico e di performance, i sistemi di gestione documentale facilitano il lavoro dei dipendenti e, in particolare, la ricerca dei documenti. Grazie al sistema di ricerca, i documenti vengono trovati, condivisi, revisionati velocemente dagli utenti, rendendo il lavoro più snello.

Inoltre, le soluzioni di Business Process Management offerti dai sistemi ECM consentono di favorire ed ottimizzare la collaborazione fra utenti ed uffici, fornendo gli strumenti digitali per organizzare il lavoro e automatizzare gli step di notifica, revisione ed approvazione dei contenuti.

Proprio nell’ultimo anno, a causa dell’emergenza sanitaria, il lavoro da remoto è diventato la regola e non l’eccezione.

Grazie a una soluzione documentale, ogni dipendente avrà accesso a tutti i documenti necessari, senza dover richiederne la copia al collega o doversi recare in ufficio (quando possibile) per recuperare la versione cartacea.

Al di là delle particolari funzionalità offerte dai singoli software, è comunque possibile riassumere i vantaggi dei sistemi documentali in:

– maggiore produttività;

– maggiore efficienza;

– risparmio;

– valore aggiunto all’archivio;

– controllo sui flussi documentali e sui processi aziendali.

Con modalità di lavoro sempre più flessibili e agili, il software di gestione documentale è la soluzione IT che non può mancare in azienda!

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