Easy Coop

Coop Alleanza 3.0 nasce nel 2016 dalla fusione di tre realtà: Coop Adriatica, Coop Estense e Consumatori Nordest, diventando così la più grande cooperativa d’Italia, con oltre 2,3 milioni di soci, oltre 22.000 dipendenti e 438 negozi in dodici regioni italiane.

Successivamente alla fusione, Coop Alleanza ha deciso di aprire un nuovo canale di vendita online, con la realizzazione di EasyCoop, un portale per l’acquisto in rete di prodotti food.

Per realizzare l’obiettivo, la cooperativa aveva però bisogno di un system integrator esperto e ha trovato in Omnia Group il giusto alleato.

system integration

 

 

 

 

La sfida

Il progetto di EasyCoop rappresentava una vera e propria sfida: i tempi erano stretti e l’architettura complessa. Era infatti necessario integrare i flussi informativi provenienti dai sistemi commerciali e logistici della Cooperativa con la piattaforma di shop online.

Inoltre, questi sistemi erano estremamente diversi da un punto di vista tecnologico ed esponevano informazioni con modalità eterogenee: in poche parole, era necessario mettere in comunicazione applicativi che parlavano lingue differenti, in poco tempo e nel modo più efficiente possibile.

La soluzione

Ed è a questo punto che entra in gioco Omnia: sfruttando le potenzialità offerte dall’Enterprise Service Bus Mulesoft, abbiamo realizzato un’infrastruttura in grado di connettere l’e-commerce agli altri sistemi informativi preesistenti e a nuove applicazioni, necessarie al funzionamento del canale di vendita online.

La system integration con Mulesoft sugli applicativi di Coop Alleanza 3.0 ha reso possibile una doppia tipologia di flusso di dati, a seconda delle esigenze: in real time e programmato secondo finestre temporali prestabilite.

Integrazione di 7 applicativi indipendenti

La soluzione realizzata da Omnia ha permesso di integrare flussi informativi derivanti da 7 applicativi indipendenti, che si occupano di:

  • Gestione prezzi e assortimenti
  • Catalogo dei prodotti
  • Preparazione merce per le consegne ai negozi
  • Gestione dei soci
  • Servizio di delivery
  • Sistemi di loyalty

7

Applicativi integrati

60

Ordini gestiti al minuto

13.000

Articoli disponibili in real time

L'obiettivo

Nel 2018, Omnia ha realizzato per conto della più grande Cooperativa italiana la riorganizzazione dei sistemi informativi del ciclo commerciale, integrando applicativi diversi in modo efficiente e performante Grazie all’ES (Enterprise Service Bus) Mulesoft

mulesoft

Ciclo merci

Il cliente ha chiesto a Omnia di intervenire per unificare i diversi sistemi operativi al tempo in uso e per aggiungerne di nuovi e integrarli a loro volta. Prima del lavoro del system integrator Omnia,  i sistemi operativi della cooperativa erano uniti da integrazioni punto- punto: questo portava ad un incremento e ad una duplicazione del codice di integrazione nonché ad un forte accoppiamento, per cui l’eventuale crash di uno dei sistemi coinvolti avrebbe generato un failure di uno o più sistemi, causando enormi disservizi all’intero apparato, dai magazzini ai punti vendita. 

La soluzione

Omnia ha così decido di intervenire con una system integration di tipo orizzontale. La soluzione realizzata da Omnia ha permesso di integrare flussi informativi derivanti da applicativi indipendenti, grazie a Mulesoft ESB (Enterprise Service Bus), un prodotto enterprise per l’integrazione in architetture complesse. Mulesoft funziona come uno snodo autostradale, attraverso il quale transitano servizi software, dati e informazioni provenienti da sistemi disparati ed eterogenei.

I vantaggi di Mulesoft

  • i dati possono essere prelevati da fonti eterogenee, manipolati e smistati alla destinazione secondo il formato che questa richiede, assicurando così un’informazione completa e corretta al destinatario; 
  • concentra in un unico punto l’interfacciamento tra i sistemi e rende lo stesso Mulesoft l’unico interlocutore di ognuno degli applicativi: questo consente di sostituire rapidamente e con costi contenuti ogni applicazione facente parte dell’infrastruttura;
  • quando il sistema di destinazione ha un problema nel ricevere i dati inviati dalla sorgente (ad esempio, perché in fase di manutenzione), non si verifica alcuna perdita di informazione: Mulesoft pubblica i dati su code dedicate in maniera durevole (persistente), così da inviarli alla destinazione al momento in cui tornerà raggiungibile;
  • integrazione in modalità asincrona e real time a seconda delle esigenze.

Gli applicativi integrati

  • Gestione del magazzino
  • Fatturazione 
  • Gestione dei prezzi
  • Assortimenti ai negozi
  • Anagrafiche 
  • Sistemi di loyalty
  • Piattaforma e-commerce

I risultati

Sfruttando le possibilità offerte da MulesoftESB, Omnia ha realizzato una struttura di integrazione dei vari sistemi, che consente di disaccoppiare, integrare, trasformare ed indirizzare i dati da un sistema all’altro in modo efficiente ed intercambiabile.

Logistica di magazzino

Dal 2001 Omnia Group gestisce direttamente la logistica dei magazzini di una delle maggiori cooperative italiane della GDO, implementando nel tempo le più avanzate tecnologie relative al settore logistico.

Il cliente svolge la funzione di centrale logistica nazionale (acquisizione, smistamento e distribuzione dei prodotti) per oltre 800 punti vendita su tutto il territorio nazionale.

Da una gestione manuale degli ordini...

Fino agli anni 2000, il cliente gestiva il sistema di preparazione della merce da inviare ai negozi in modalità manuale.

Questa scelta derivava da una necessità pratica: l’operatore lavorava tra gli scaffali del magazzino, spostandosi tra un settore e l’altro, e non poteva pertanto utilizzare una postazione pc fissa.

Ma aveva anche evidenti svantaggi: la quasi totale assenza di automazione rendeva il processo di preparazione ordini lungo e costoso, nonché continuamente sottoposto al rischio di errori manuali.

... A processi di logistica integrata

Per ovviare ai problemi caratteristici di questa gestione “artigianale” degli ordini, nel corso degli anni, Omnia ha implementato una serie di soluzioni tecnologicamente all’avanguardia, che ad oggi consentono una gestione completamente automatizzata ed altamente performante dei processi logistici del cliente.

L’approccio utilizzato è quello della “logistica integrata”, che garantisce un servizio migliore a costi sempre più contenuti, integrando tutte le componenti della supply chain: clienti, fornitori, trasportatori ecc…

Sistemi a radiofrequenza

Il primo step del progetto, nel 2001, ha visto l’introduzione di palmari e carrelli a radiofrequenza per consentire agli operatori di registrare le liste di prelievo “in movimento”, ovvero di compilarle direttamente sugli applicativi previsti, mentre si muovevano liberamente all’interno del magazzino.

Ma questo non era sufficiente: occorrevano degli applicativi che, oltre ad interfacciarsi con i sistemi a radiofrequenza, garantissero una maggiore automazione del sistema di gestione e preparazione ordini.

Evadibilità - Gestione degli ordini

L’applicativo gestisce le anagrafiche di clienti, fornitori e prodotti, la raccolta degli ordini dai punti vendita, la verifica degli assortimenti a magazzino e le regole legate ai livelli di servizio contrattualizzati con ciascun fornitore e cliente. 

Le parole d’ordine sono flessibilità (le regole possono essere altamente parametrizzabili) e risparmio (l’applicativo ha come obiettivo quello di coordinare i flussi in ingresso ed in uscita minimizzando il tempo di permanenza della merce in magazzino).

Logistix - Gestione del magazzino

Logistix si occupa della presa in carico della merce all’interno del magazzino, fornendo agli operatori tutte le indicazioni riguardanti l’ubicazione di stoccaggio della merce ed il percorso più efficiente per raccoglierla durante la fase di preparazione dell’ordine.

Si interfaccia con due robot per l’ubicazione e la preparazione della merce:

  • Sorter è un robot di preparazione che consente di automatizzare alcune operazioni manuali di allestimento dei contenitori per l’invio della merce ai clienti. 
  • Translo è un robot di ubicazione verticale, dotato di elevatore, che permette di sfruttare tutta l’ampiezza del magazzino. 

Bolle - Preparazione alla spedizione

Bolle provvede alla gestione dei contenitori dal momento in cui sono stati assemblati per l’invio ai clienti fino all’uscita della merce dal magazzino.

In particolare, si occupa di indicare il formato, l’ordine e la localizzazione della merce, razionalizzandola secondo il criterio del minimo ingombro, e di predisporre i contenitori per il ritiro da parte del vettore o del corriere, secondo i criteri di composizione delle gite di consegna e di ubicazione ottimale per il caricamento dei camion.

Bolle consente inoltre di disporre i contenitori sulla griglia di partenza secondo un ordine che rispecchia fedelmente la loro posizione all’interno del camion.

Pianificazione gite

Gli applicativi sviluppati da Omnia forniscono al software che definisce le gite di consegna tutte le informazioni necessarie ad una corretta pianificazione delle corse.

In base a queste, verranno pilotati sia la priorità di preparazione dei contenitori, sia la modalità di caricamento dei pallet sui camion, secondo l’ordine dei negozi definito nel giro di consegna.

Guardiania - Gestione ingressi

Guardiania è il software che permette la gestione dell’ingresso degli automezzi nel perimetro del magazzino fornendo alla guardia un pannello di controllo interattivo con la sbarra di ingresso e con la stampa dei badge di accesso per i visitatori, sulla base dei dati relativi alla merce in ingresso da parte dei fornitori e di quelli relativi alla merce preparata, in uscita verso i clienti.

Tracking delle spedizioni

Omnia ha realizzato un’applicazione Android, che il clientepuò utilizzare per tracciare l’avvenuta consegna ai punti vendita delle corse partite dal magazzino.

L’applicazione è stata quindi aperta anche ai negozi, che possono così localizzare lo stato dei loro ordini.  L’applicazione è stata realizzata con Android e Cloud Messaging Google per le notifiche.

JSDR

SDR in numeri

Oltre 5 milioni di soci gestiti
– Oltre 3 milioni di operazioni gestite ogni anno
– Oltre 20 Cooperative servite
– Software in uso da 25 anni

Una storia di innovazione tecnologica lunga 25 anni

Omnia gestisce per oltre 20 cooperative nel settore della GDO un software per la gestione dei soci e del prestito sociale.

L’applicativo è stato realizzato nel 1996 ed ha recepito nel corso degli anni le principali innovazioni tecnologiche, garantendo performance di alto livello, con costi sempre più contenuti.

1996 – oltre il negozio

Fino al 1996, le aziende clienti usavano un applicativo per la gestione dei soci che permetteva di effettuare operazioni soltanto all’interno del punto vendita in cui si era iscritti.

Il nuovo strumento, realizzato da Omnia, permise di superare questo problema: grazie ad un’architettura centralizzata e distribuita, i soci potevano finalmente effettuare operazioni in tutti i punti vendita e non solo in quello in cui erano iscritti.

2007 – verso il cloud

La nuova soluzione aveva però un difetto: richiedeva l’installazione nei negozi dei server su cui transitavano i dati diretti alla sede centrale.

Per superarlo, sfruttando il potenziamento delle reti, Omnia ha realizzato una nuova soluzione completamente centralizzata: i punti vendita hanno potuto accedere in cloud al server hostato presso la sede centrale, consentendo così un enorme risparmio dei costi di infrastruttura.

2015 – liberi da licenze

L’applicativo realizzato garantiva grande stabilità ma presentava alti costi di licenza ed un’interfaccia poco accattivante. In accordo con i clienti, Omnia ha quindi deciso di convertire l’applicativo da Oracle Forms a Java.Questo ha consentito di ottenere un sostanzioso risparmio nei costi di licenza, garantendo al contempo performance di alto livello e tutta la solidità dello stack Java, nonché un’interfaccia intuitiva, che consente agli operatori di effettuare in modo rapido le operazioni.

Le funzionalità di SDR

Associazione–Gestione delle domande associative e di tutti i successivi passaggi di stato (pree post ammissione);–Invio delle domande al CDA per la delibera di ammissione/rifiuto;–Tracciatura delle quote associative;–Gestione di esclusioni, decadenze, recessi, decessi, rimborsi e deleghe e passaggi di quote.

Fidelizzazione–Gestione delle carte socio, accumulo punti, scarico punti utilizzati;–Possibilità di usare la carta per il pagamento delle spese in cassa;–Integrazione con la barriera casse.

Deposito e risparmio–Gestione del libretto di risparmio;–Gestione di versamenti, prelievi, assegni e bonifici;–Calcolo e gestione degli interessi sul capitale depositato;–Gestione del prestito vincolato, con riaccredito del capitale investito, degli interessi e della ritenuta d’acconto;–Integrazione con homebanking.

Promozioni–Gestione delle promozioni attive, per singolo punto vendita e per singolo utente.

Alfresco

La sfida

Dal 2014, Omnia si occupa del sistema di gestione documentale e conservazione sostitutiva dei documenti fiscali di una grande azienda nel settore della Grande Distribuzione Organizzata.

L’obiettivo era quello di realizzare una soluzione scalabile, facilmente integrabile con i sistemi esistenti e in grado di semplificare e velocizzare i processi di gestione ed archiviazione dei documenti. La soluzione doveva inoltre garantire costi di manutenzione ed evoluzione contenuti.

alfresco

La soluzione

Dati i requisiti, gli analisti Omnia hanno individuato in Alfresco ECM la soluzione migliore, perché in grado di garantire:

– L’integrazione con i principali sistemi informativi del cliente (come SAP);
– Workflow di approvazione dei documenti, per la semplificazione dei processi;
– Un’interfaccia intuitiva per ricercare (in modalità full text) i documenti e poterli modificare online;
– L’attivazione di oltre 600 utenti con diversi livelli di accesso e profilazione.

15.000.000

Documenti gestiti

2.000.000

Nuovi documenti ogni anno

500.000

Documenti in conservazione per anno

Perché scegliere Alfresco

Alfresco è l’unico software Open Source commerciale presente nel Magic Quadrant di Gartner e si distingue per l’enorme crescita e distribuzione:

+ 1.200 clienti
+ 2.000.000 download
+ 1.000.000 utenti
+ 150.000 community members

Alfresco permette di accedere in modo rapido e sicuro alle informazioni ovunque si trovino (sia da web che da mobile). 

Alfresco permette di integrare contenuti e processi, grazie agli workflow, che consentono di far avanzare automaticamente i documenti attraverso un processo di business o lungo il ciclo di vita di gestione degli archivi.

Alfresco rende semplice archiviare centinaia di migliaia di file e trovare rapidamente il documento di cui si ha bisogno, grazie a funzioni di ricerca basate sulla piattaforma Apache Solr.

Alfresco offre funzionalità Enterprise Content Management (ECM) flessibili e altamente scalabili, nonché facilmente integrabili con le altre applicazioni aziendali.

Evoluzioni del progetto

1 -Archiviazione tramite Alfresco di tutti i contratti con i fornitori nonché di tutti i contratti emessi dal provider telefonico della Società; il progetto ha richiesto di integrare Alfresco in tutti i punti vendita , per consentire agli operatori di negozio il caricamento dei contratti di telefonia e l’avvio del workflow di approvazione.

2Integrazione con SAP: grazie all’apposito connettore (Connexas), Alfresco è stato integrato con SAP, per la gestione integrata del ciclo passivo. 

3 – Integrazione con il processo di fatturazione elettronica. Su Alfresco gli .xml vengono firmati digitalmente (e quindi inviati in conservazione a norma di legge) e poi inoltrati al provider che si occupa della trasmissione allo SDI. Inoltre, è stato implementato un flusso di ritorno delle ricevute di consegna delle fatture attive, che, transitando su Alfresco, vengono smistate verso gli applicativi che hanno generato le relative fatture.

4 – Controllo automatico delle fatture passive. Su Alfresco viene effettuato anche un controllo automatico delle fatture passive, che consente di automatizzare lo smistamento delle stesse agli uffici competenti e, dove possibile, di estrarre i dati dagli xml delle fatture per la registrazione in contabilità su SAP.

Demat

Il problema

Il progetto ha riguardato la dematerializzazione dei documenti prodotti negli oltre 600 punti soci di tre grandi Cooperative della GDO.

I punti soci sono gli sportelli presso cui gli utenti si recano per inoltrare la richiesta a diventare soci della cooperativa e per gestire i movimenti legati al prestito sociale.

I processi dei punti soci venivano gestiti secondo il metodo tradizionale: la modulistica veniva stampata, sottoposta a firma autografa del socio e archiviata fisicamente.

Questa modalità di gestione implicava però elevati costi di gestione (carta, stampanti, spazio di archiviazione) e inefficienza operativa (tempo operatori per archiviazione, recupero e consultazione documenti).

La soluzione

Gli obiettivi del progetto sono stati:

  • Dematerializzare i documenti prodotti nei punti soci;
  • Attivarne la conservazione digitale;
  • Attivare un sistema di gestione documentale (ECM) per l’archiviazione e la fruizione dei documenti;
  • Ridurre costi di gestione dei documenti prodotti;
  • Consentire la fruizione e la distribuzione dei documenti archiviati, in sicurezza, su tutta l’organizzazione;
  • Attivare processi automatici (workflow).

Per raggiungerli, Omnia ha disegnato e fornito una soluzione che comprende:

  • Sistema ECM (Hyland OnBase);
  • Servizio di Conservazione sostitutiva;
  • Sistema di Firma Elettronica Avanzata Grafometrica;
  • Tablet per l’apposizione della firma.

Il processo in numeri

Il processo gestisce tra 2,5 e 4 milioni di documenti ogni anno.

I tablet per l’acquisizione sono dislocati in oltre 600 punti soci, in tutta Italia.

Omnia gestisce da 25 anni l’applicativo per la gestione dei soci e del prestito sociale.

Il processo realizzato

demat grafico

Le componenti della soluzione

Firma Elettronica Grafometrica Avanzata

La Firma Elettronica Avanzata (FEA) non è una semplice firma elettronica: permette infatti di raggiungere sui documenti il valore giuridico equivalente alle sottoscrizioni fatte a penna su carta, grazie alla connessione univoca della firma al firmatario.

Nel caso di questo progetto, la FEA identifica non solo la grafia del sottoscrittore, ma anche i suoi dati biometrici (posizione, tempo, pressione, velocità, accelerazione) al momento della firma.

Conservazione sostitutiva in full outsourcing

Omnia eroga il servizio di Conservazione Sostitutiva in modalità full outsourcing, a norma secondo la delibera CNIPA n. 11/2004 e le successive modifiche. L’attività comprenda la redazione e aggiornamento del Manuale di Conservazione.

L’acquisizione dei documenti avviene in modo automatico dal sistema di gestione documentale OnBase.

System Integration con Mulesoft

MulesoftESB consente all’Azienda di connettere ed integrare sistemi, applicazioni e software delle diverse aree di business in modo semplice, rapido e flessibile, utilizzando canali e metodologie di comunicazione standard ed efficaci.

I vantaggi di MulesoftESB:

– Integrazione immediata
– Flessibilità
– Efficienza
– Innovazione

Sistema di Content Management: On Base

Overview di OnBase

OnBase è un applicativo completamente integrato e modulare per catturare, gestire, condividere e archiviare volumi elevati di informazioni aziendali. L’approccio di OnBase permette di:

eliminare il più possibile le attività manuali, attraverso funzionalità di base quali document imaging (gestione documentale e archiviazione ottica), business process management (gestione dei processi aziendali – workflow) e COLD/ERM;

rendere tutti i contenuti immediatamente disponibili da un’unica e semplice interfaccia web based per incrementare la produttività dei dipendenti e l’efficienza operativa.

Punti di forza di OnBase

Tempi delivery rapidi, fino al 70% inferiori rispetto alla diretta concorrenza.

Sistema nativamente integrato con l’ecosistema di applicativi Microsoft: Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Exchange sono tutti sistemi che presentano un’interfaccia nativa con il repository documentale.

Sistema Cloud offerto direttamente dalla casa madre, a garanzia di elevate qualità di load balancing, sicurezza e scalabilità della soluzione offerta.

–Accesso via web e dispositivi mobile.

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