Dematerializzazione dei punti soci con Onbase
Processi efficientati e costi ridotti grazie alla Dematerializzazione
Tre grandi cooperative nel settore GDO avevano bisogno di una soluzione informatica per gestire in maniera smart il ciclo di vita dei soci. I processi dei punti soci, ovvero gli sportelli presso i quali è possibile associarsi e gestire le operazioni di prestito, venivano organizzati secondo il metodo tradizionale: la modulistica veniva stampata, sottoposta a firma autografa del socio e archiviata fisicamente.
Questa modalità di gestione implicava elevati costi di gestione (carta, stampanti, spazio di archiviazione) e inefficienza operativa (tempo degli operatori per l’archiviazione, il recupero e la consultazione dei documenti). Da qui l’esigenza di trovare una soluzione smart, che assicurasse tempistiche più efficienti e costi nettamente inferiori.
La nostra soluzione
Omnia ha quindi provveduto a:
- Dematerializzare i documenti prodotti nei punti soci;
- Attivarne la conservazione digitale;
- Attivare un sistema di gestione documentale (ECM) per l’archiviazione e la fruizione dei documenti;
- Implementare un Sistema di Firma Elettronica Avanzata Grafometrica;
- Integrare i tablet per l’apposizione della firma.
Le tecnologie utilizzate
A livello tecnologico, Omnia Group si è avvalsa di vari strumenti, tra cui:
Onbase, un applicativo completamente integrato e modulare per catturare, gestire, condividere e archiviare volumi elevati di informazioni aziendali;
Mulesoft ESB, il motore che sovraintende il processo, organizzando e smistando i flussi di interazione tra le varie componenti;
Un sistema di Firma Elettronica Avanzata, che permette di attribuire ai documenti lo stesso valore di quelli firmati su supporto cartaceo.
I numeri del progetto
4
Milioni di documenti gestiti ogni anno
600
I punti soci coinvolti nel progetto
3
Grandi Cooperative della GDO promotrici del progetto
Una soluzione completa
Omnia Group ha così sviluppato una soluzione in grado di coprire l’intero processo di gestione dei documenti, dalla creazione alla conservazione. In particolare:
- il software di gestione dei soci permette di generare elettronicamente i moduli da sottoporre alla firma digitale degli utenti in formato PDF/A;
- gli utenti possono firmare digitalmente i moduli tramite tablet;
- la firma viene poi certificata tramite il sistema di Firma elettronica avanzata;
- il documento viene archiviato digitalmente sul software di ECM;
- dopo l’apposizione della marca temporale, il documento viene inviato in conservazione sostitutiva.
