Alfresco community edition: la soluzione di gestione documentale gratuita

Alfresco community è la versione gratuita del software leader del mercato delle piattaforme di content management. Alfresco è un software open source e prevede due diverse versioni: la community e l’enterprise.

Al centro di Alfresco c’è il repository, che permette di archiviare contenuti, metadati, associazioni e indici di testo completo. Le interfacce di programmazione supportano molteplici linguaggi e protocolli con cui gli sviluppatori possono creare applicazioni e soluzioni personalizzate. L’architettura della Community Edition supporta i requisiti delle applicazioni ECM (Enterprise Content Management), come Document Management (DM), Web Content Management (WCM), Records Management (RM), Digital Asset Management (DAM) e Search.

Il software, scritto in Java, può essere eseguito su qualsiasi sistema in grado di elaborare Java Enterprise Edition. L’architettura è leggera e per questo facile da scaricare, installare e distribuire.

Che cosa prevede Alfresco community?

La versione free di Alfresco è consigliata per ambienti non critici e per aziende che non necessitano una performance di livello enterprise. Come detto in precedenza, la versione gratuita prevede comunque una serie di opzioni che possono rivelarsi adatte e vantaggiose per alcune realtà.

Alfresco community

Innanzitutto, il repository è robusto e conforme agli standard e offre diverse opzioni; l’interfaccia è intuitiva e favorisce la condivisione dei documenti con il team. In particolare, le cartelle smart permettono di visualizzare i contenuti in base ai metadati (e non in base al percorso di archiviazione) rendendo la fase di ricerca più veloce e dinamica.

Di particolare utilità è inoltre la possibilità di integrare la piattaforma con le applicazioni maggiormente in uso per la creazione dei contenuti, come Microsoft Office o Google documenti e la possibilità di installare ulteriori estensioni, fornite dalla community. Queste due opzioni risultano estremamente facili grazie alla tecnologia REST API e l’Application Development Framework che consentono di creare modelli di contenuti e flussi di lavoro personalizzati.

Piccola precisazione: Alfresco community non comprende l’assistenza, ma questa te la garantisce Omnia Group!

Alfresco enterprise vs community: quale scegliere?

Se le funzionalità di Alfresco community non sono sufficienti per i tuoi processi di business, puoi valutare di investire nella versione enterprise: Alfresco Digital Business Platform. Oltre alle funzioni offerte dalla versione gratuita, è arricchita da un sistema di gestione dei contenuti altamente all’avanguardia tanto che Gartner ha nominato Alfresco come “Leader” del mercato delle Content Services Platform. Alfresco Enterprise è la soluzione di gestione documentale scelta da aziende leader come Unilever, Cisco, Nasa, ecc.

Innanzitutto, la ricerca di un determinato documento è rapidissima grazie alle potenti funzioni di search che comprendono:

  • suggerimenti di ricerca;
  • disponibilità di diversi filtri;
  • le cartelle smart;
  • l’acceso da qualsiasi tipo di dispositivo;
  • Alfresco Federation Services che abilita l’utente a ricercare i documenti da oltre 60 sistemi e applicazioni aziendali.

Anche la condivisione dei documenti all’esterno dell’azienda è più agile e sicura, grazie all’utilizzo della piattaforma Alfresco in sostituzione alle classiche mail o ai servizi di cloud sharing.

La forza della piattaforma enterprise sta poi nella capacità di tenere sotto controllo tutti i documenti grazie alla governance delle informazioni. Il servizio di governance tipici della versione enterprise – non presente in Alfresco community- si caratterizza dalla gestione automatizzata del ciclo di vita delle informazioni, riducendo al minimo i doveri da parte dell’utente.

Alfresco community

Nello specifico, i Governance Services offrono:

  1. Records management;
  2. Information Lifecycle management;
  3. Sicurezza e accessi controllati;
  4. Compliance normativa;
  5. eDiscovery e sospensioni legali;
  6. Contenuti federati e gestione locale.

Altra funzione estremamente utile offerta dalla piattaforma è la scansione e acquisizione dei documenti: il passaggio dal cartaceo al documento digitale non è mai stato così semplice!

Con Alfresco è possibile estrarre queste informazioni tramite soluzioni di scansione e tecniche di elaborazione e utilizzando la tecnologia del “Document Imaging System”.

Alfresco offre inoltre componenti di Intelligenza Artificiale: si tratta di Intelligence Services che offre una soluzione scalabile che guida l’automazione allo scopo di ottenere informazioni importanti per indirizzare il business e prendere decisioni strategiche. I vantaggi di questa soluzione sono molteplici: innanzitutto si azzerano i costi legati a un Data Scientist, si elimina il lavoro manuale legato ai contenuti e alla loro ricerca.

Grazie all’Intelligenza artificiale e ai servizi di apprendimento automatico come Amazon Web Services, sarà possibile estrarre documenti, immagini, dando loro maggiore valore. La versione enterprise inoltre prevede funzionalità aggiuntive per quel che riguarda la sicurezza con un sistema di accesso e autorizzazioni altamente personalizzabile. Alfresco offre poi una serie di integrazioni e di connettori capaci di mettere in relazione la piattaforma con gli applicativi più utilizzati (SAP, Salesforce, ecc.).

Il software Alfresco garantisce quindi altissime prestazioni, un sistema aperto e integrabile e due versioni per rispondere alle esigenze di realtà diverse: prova Alfresco community o scegli la versione enterprise e rivolgiti a Omnia Group per la loro esecuzione!

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