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La decisione di adottare una soluzione di digitalizzazione e gestione documentale è un passaggio obbligato per ogni azienda nel business di oggi. Compiere questa transizione porta molti benefici alla vostra struttura aziendale, ai dipendenti e ai clienti; alcuni dei più ovvi sono riduzione del costo legato alla carta, rispetto dell’ambiente, aumento della sicurezza di dati e documenti. Ma quali sono le 3 principali ragioni per cui passare alla digitalizzazione documentale?

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  • Ottimizzare lo spazio fisico – La maggior parte delle aziende hanno classificatori e faldoni nei quali conservano i proprio documenti, ma in alcuni cassi essi occupano intere stanze se non addirittura uno o più piani dedicati all’archivio. Se si decide di digitalizzare la documentazione aziendale si libera molto spazio che può essere destinato ad un uso migliore. Adottare una strategia paperless riduce le spese e migliora l’organizzazione aziendale.
  • Collaborazione e condivisione – Tutti sanno quanto sia più semplice condividere documenti e collaborare con colleghi e partner di business lavorando con file digitali piuttosto che cartacei. Se tutti i documenti rilevanti in una transazione, progetto o contratto sono stati digitalizzati e opportunamente archiviati all’interno di una specifica cartella del vostro sistema di gestione documentale, trovare ciò che cercate e lavorarci insieme ad altri non sarà assolutamente un problema.
  • Accesso mobile – La tecnologia mobile, anche se diffusione recente, si è evoluta rapidamente negli ultimi anni. Il Mobile ECM consente un nuovo livello di produttività e flussi lavoro che ottimizza i processi aziendali e l’intero modo di girare del business. I dipendenti possono revisionare, lavorare sui documenti, collaborare e partecipare ai processi di business indipendentemente da dove si trovano e in qualsiasi momento, attraverso un semplice accesso dai propri dispositivi mobile. E anche i clienti, abituati a queste nuove logiche, si aspettano di ottenere da voi informazioni e servizi in tempo reale.
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