Omnia Group Smart Business

il blog che aiuta le Aziende italiane a crescere attraverso la Tecnologia

In tutte le aziende ci sono fatture da pagare. Il processo di fatturazione passiva interessa chiunque, indipendentemente dalla dimensione aziendale, ed è uno dei più gravosi in termine di documentazione cartacea; in alcuni casi, l’inefficienza legata alla gestione cartacea delle fatture fornitore può portare all’errore di effettuare due volte lo stesso pagamento. I sistemi di gestione documentale digitale sono la soluzione al problema.

Source: //http://www.amsimaging.com

  • Automazione dei processi – Affidarsi a processi di fatturazione cartacei è molto rischioso e può portare a errori nei pagamenti e all’aumento di costi; anche lasciare una fattura sulla scrivania del collega momentaneamente assente può essere un grosso rischio. Utilizzando un software di document management, le vostre fatture saranno al sicuro e costantemente a disposizione di chi ne ha bisogno. Questi sistemi consentono non solo la consultazione, ma anche di avviare e gestire interi processi.
  • Data entry – Grazie al document management, visibilità, produttività e accuratezza diventano la prassi. I sistemi di indicizzazione delle informazioni consentono di fare ricerche accurate e personalizzate, e ritrovare ad esempio un dettaglio contenuto in una fattura emessa da un fornitore cessato in pochi secondi. La documentazione cartacea viene acquisita e organizzata grazie a sistemi di Optical Character Recognition (OCR), i quali estraggono da ogni singolo documento tutte le informazioni rilevanti e le utilizzano opportunamente a fini di archiviazione e consultazione.
  • Conformità – Prepararsi per audit e verifiche ispettive diventa molto più semplice. Ordini di acquisto, documenti di trasporto, bolle e quant’altro possono essere messe a disposizione digitalmente a chiunque possegga i requisiti per consultarli. Il sistema tiene traccia di tutti i passaggi che costituiscono un processo e risalire quindi con facilità ad informazioni che altrimenti andrebbero dimenticate. Questo consente anche di tracciare i movimenti del personale interno ed esterno e di rilevare tempestivamente comportamenti sospetti e illeciti.
» Scopri i servizi di Enterprise Content Management Omnia Group