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Uno dei benefici maggiori dei sistemi di gestione documentale è la capacità di poter scalare ad altri dipartimenti quando nascono nuove esigenze all’interno dell’organizzazione. Se ad esempio nella tua azienda utilizzi una soluzione di document management per la fatturazione passiva, potrebbe rivelarsi estremamente utile anche per la fatturazione attiva. Vediamone le principali funzionalità da cui trarre importanti benefici di business.

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  • Elaborazione degli ordini – Sono molti gli aspetti del processo di elaborazione degli ordini che vengono ottimizzati grazie alla digitalizzazione: acquisizione di ordini in formato elettronico; creazione ed esecuzione di workflow; integrazione con sistemi ERP. È infatti possibile mettere un portale a disposizione in cui i clienti possono caricare gli ordini sui quali emettere le fatture, e automatizzare i processi grazie alla creazione di workflow personalizzati, il tutto magistralmente integrato con il sistema ERP in uso.
  • Fatturazione elettronica – Avvalersi di fattura cartacee risulta costoso. Secondo una ricerca condotta da Aberdeen Group, ciascuna fattura costa mediamente tra i 2 e i 5 dollari; se si pensa a quante fatture vengono processate ed inviate su base mensile dalla tua azienda, i costi crescono esponenzialmente. Un processo di fatturazione elettronica consente invece di inviare le fatture elettronicamente. Ne deriva un processo più sicuro, efficiente, economico e accurato sia per te che per i tuoi clienti.
  • Prova di consegna – Il personale non ha più bisogno di impiegare la maggior parte del tempo a cercare documenti e ricevute di consegna, ma può così concentrarsi sul fornire un servizio clienti di qualità. I documenti di consegna acquisiti elettronicamente vengono letti e indicizzati, diventando di fatto completamente ricercabili. Inoltre, grazie ad una semplice query è possibile individuare un ordine di acquisto cliente, la relativa fattura, le prove di consegna e l’eventuale documentazione di corrispondenza correlata. Tutti i documenti possono essere inviati via email direttamente dal sistema, potendo risolvere eventuali controversie in tempi rapidi.
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