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File difficili da rintracciare, archiviazione dei documenti ingombrante e laboriosa, troppe risorse impegnate nella gestione dei documenti aziendali – se tutti questi temi ti sono familiari, la necessità di introdurre nel tuo business un’applicazione di Document Management è evidente, e non rimandabile.

Source: www.washingtonnewsworld.com

  • Le soluzioni di Document Management, il cui obiettivo è quello di fornire una gestione univoca, aggiornata e sicura dei documenti rilevanti per il business, possono ulteriormente incrementare il proprio potenziale sfruttando la tecnologia del Cloud Computing. In questo modo non solo i lavoratori che si trovano in azienda ma l’intera rete dei dipendenti, anche quelli che per esigenza di ruolo si trovano spesso fuori ufficio, possono agevolmente sfruttare facilità di navigazione di file, condivisione di informazioni e accesso rapido dei dati in qualsiasi momento, ovunque.
  • Una soluzione di Online Document Management può essere implementata e fornire risultati eccellenti in qualsiasi tipo di azienda. Tuttavia, è nelle imprese che lavorano in team che la gestione documentale in cloud offre le potenzialità più interessanti. Questo perché i sistemi in questione entrano in gioco nell’aspetto più rilevante per questo tipo di struttura aziendale: la collaborazione. Infatti, il document management non solo permette a più persone contemporaneamente di lavorare sullo stesso materiale, con un evidente guadagno di tempo e accuratezza, ma  consente anche di restringere l’accesso alle informazioni a determinanti utenti, sulla base delle specifiche esigenze del caso, e di proteggere i dati da cancellazioni indesiderate e modifiche non autorizzate.
  • Il Document Management porta grandi benefici anche relativamente alla gestione dei clienti. La perdita o temporanea mancanza di un documento a causa di una cattiva gestione dei file si traduce, agli occhi dei clienti, in un comportamento poco professionale, fino a causare la perdita del cliente stesso. Con la gestione dei documenti in cloud, tutti i documenti necessari possono essere cercati immediatamente in pochi secondi ed inviati via email ai clienti. Inoltre, in questo modo tutti i documenti in entrata possono essere gestiti immediatamente, senza sprechi di tempo e con un margine di rischio minimo.
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