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In tutto il mondo le organizzazioni stanno trasformando le proprie practices di gestione delle informazioni, e questo va di pari passo con l’introduzione di un nuovo sistema di Enterprise Content Management o la migrazione dei sistemi già in uso. Il mercato ECM è molto ampio e complesso, per questo motivo scegliere la giusta piattaforma e il giusto partner tecnologico potrebbe rivelarsi una sfida.

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  • Le soluzioni di Enterprise Content Management rappresentano una tecnologia ormai matura, che ha visto numerosi cambiamenti negli anni; tuttavia, non tutti i sistemi sono comparabili fra loro e seguono gli stessi approcci logici e operativi. L’ECM viene impiegato per attività eterogenee in diverse divisioni aziendali, e quindi deve rispondere a una molteplicità di richieste e requisiti in maniera completa e integrata.
  • Il valore che la qualità delle informazioni può rappresentare è inestimabile per l’efficienza del business. Trovare un sistema che soddisfi nativamente ogni singola esigenza è molto difficile, infatti la soluzione finale che consenta un utilizzo soddisfacente della soluzione nell’intera organizzazione richiederà personalizzazioni, l’introduzione di add-on e l’integrazione con diversi applicativi. Allo stesso tempo, sarà fondamentale prevedere un piano di crescita nel tempo per monitorare dati e risultati e ottimizzare sempre maggiormente il sistema.
  • Prima della scelta, è fondamentale stilare un piano dei desiderata e attenersi ad esso nel valutare le alternative proposte; questo significa anche l’impatto che la soluzione potrebbe avere nell’architettura aziendale e le modifiche eventuali da apportare per allineare il tutto. Per scegliere il vendor al quale affidarsi, un elemento significativo è rappresentato non solo dalle referenze ma anche dagli indicatori di performance che lo caratterizzano (come quelli individuati da Gartner nei Magic Quadrant). Una volta conclusa la selezione, è consigliabile procedere gradualmente all’implementazione del sistema, iniziando dai reparti dove l’urgenza è maggiore; sarà dunque necessario scegliere una soluzione modulare e scalabile.
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