Omnia Group Smart Business

Si potrebbe pensare che una piccola quantità di tempo dedicata ogni giorno alla ricerca di documenti sia trascurabile. Tuttavia, secondo un recente sondaggio, le società di servizi e consulenza subiscono perdite che si attestano attorno ai 4.000 dollari al mese per dipendente. In questi casi, la mancanza di un sistema di Enterprise Content Management rappresenta un grosso limite.

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  • Nelle aziende statunitensi coinvolte nella ricerca è emerso che ogni impiegato lavora su una media di 26 documenti al giorno, spendendo per la ricerca di ciascuno circa 90 secondi; nei paesi europei, il tempo medio di ricerca per un singolo file è anche maggiore. Questo dimostra come una cattiva gestione documentale possa portare una perdita di efficienza con conseguente perdita di guadagno.
  • In un mercato sempre più competitivo come quello della consulenza e dei servizi, la capacità di differenziarsi, fornendo un’esperienza cliente ottimale e rafforzando costantemente la propria esperienza diventa indispensabile. La ricerca ha svelato che le tre principali inefficienze si registrano nei processi seguenti: raccolta dei documenti dei clienti, processi di approvazione e flussi di lavoro dei documenti; tutti aspetti per i quali una soluzione di Enterprise Content Management può portare enormi benefici.
  • Nella maggior parte delle aziende coinvolte, il primo metodo di condivisione della documentazione con i clienti rimane l’email; questo implica seri rischi di sicurezza relative all’esposizione di dati sensibili. Inoltre, molti utilizzano servizi cloud personali e USB per la condivisione. La mancanza di una soluzione di ECM si ripercuote anche sui dipendenti che non lavorano in sede; oltre la metà di loro infatti trova serie difficoltà nell’accedere ai documenti aziendali da dispositivi mobile, mentre molti altri segnalano che spesso perdono molto tempo lavorando su versioni non aggiornate. Con l’ECM tutto questo non accadrà più.
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