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Se nonostante la vostra azienda disponga di un ottimo prodotto, di raffinati strumenti di marketing e di valide risorse commerciali i vostri affari non vanno secondo le aspettative, probabilmente nella vostra strategia di business manca qualcosa. Se guardate il modo in cui vengono creati e gestiti documenti commerciali, garanzie, offerte e fatture potreste trovare la risposta. Quali sono ottimi motivi per ripensare la vostra strategia di gestione documentale?

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  • Un grande ostacolo alla produttività della vostra azienda è rappresentato dalla non corretta gestione dei documenti. Se i destinatari non riescono ad aprire i documenti che vengono inviati loro o i membri di un team di lavoro non riescono ad individuare il materiale di cui necessitano in quel momento, tutto questo si traduce in una grave perdita di produttività, e quindi di risultati. Adottare un sistema integrato di Enterprise Content Management consente al contrario di creare, inviare, archiviare e gestire tutti i documenti all’interno della stessa piattaforma.
  • L’email è ancora uno strumento di business fondamentale, nonché il veicolo attraverso il quale la maggior parte delle persone diffonde ed acquisiste documentazione lavorativa. Spesso però il processo si rivela più complicato del previsto, ad esempio quando uno scambio di messaggi che contiene documenti rilevanti finisce nella stessa casella di posta assieme a centinaia di altre conversazioni; in questi casi è difficile tenere traccia di tutti gli scambi intercorsi e attribuire la giusta priorità. Utilizzando una piattaforma automatizza per la gestione dei documenti è possibile lavorare sui documenti direttamente contenuti in essa, con la possibilità di monitorare tutti gli interventi dei singoli attori e avvisare le persone di riferimento qualora necessario.
  • Il versionamento dei documenti è un’altra questione molto delicata. Se un utente apporta modifiche ad un documento e lo invia ai membri del suo team di lavoro, ma non tutti vedono la nuova versione continuando quindi a lavorare su quella non aggiornata, il risultato finale sarà molto vicino a dover rifare parte del lavoro o tutto. Questi problemi si possono superare se si utilizza una piattaforma di ECM cloud-based, che traccia e salva automaticamente tutte le modifiche apportate in tempo reale, rendendole disponibili al resto del team.
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