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I sistemi di Enterprise Content Management sono pensati per affrontare sfide in specifiche aree di business all’interno dell’azienda; inizialmente infatti i sistemi ECM vanno a concentrarsi nelle divisioni che gestiscono i volumi maggiori di materiale cartaceo ed informazioni sensibili. Quali sono i fattori che determinato la scelta di un sistema di ECM?

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  • Le persone da coinvolgere nella scelta sono i responsabili IT e i capi del management, per differenti motivi. Chi segue l’IT in azienda può comprendere i potenziali benefici da un punto di vista tecnico, mentre i decisori strategici si concentrano maggiormente sui vantaggi in termini di costi, risparmi e ottimizzazione del business. Per questo motivo, il partner tecnologico a cui ci si affida deve saper evidenziare entrambi questi aspetti, fornendo un piano di consegne e sviluppi che soddisfi tutti i lati.
  • Un altro fattore che può accelerare una decisione che punta all’ECM è dato dalla presenza di cause legali, audit non conformi, questioni di compliance, bassa produttività, servizio clienti scarso; tutti questi elementi rappresentano temi di elevato interesse critico per il management, che presterà sicuramente attenzione alla possibili soluzioni disponibili.
  • Tuttavia, il fattore chiave responsabile dell’importanza dell’ECM è senz’altro il Return on Investment: la maggior parte delle aziende che si affidano all’ECM riesco a coprire l’investimento iniziale entro 18 mesi dall’avvio del progetto. È quindi importante, in fase di selezione e valutazione, considerare i partner tecnologici che presentano analisi del ROI atteso strutturate e solide, così da poter compiere con maggior tranquillità questo passo.
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