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Se i documenti cartacei sono parte integrate del business da sempre, negli ultimi tempi essi, pur rimanendo un supporto fondamentale nell’industria tecnologica, cambiano declinazione e si evolvono. Quali sono gli aspetti innovativi in materia di gestione documentale?

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  • Come tutti gli elementi strategici rilevanti per il business di oggi, anche la gestione documentale assume una declinazione orientata all’utente finale e alla soddisfazione delle sue aspettative. Questo comporta un focus specifico su usabilità, praticità e controllo. Gli utenti cercano infatti una gestione più rapida ed efficace dei dispositivi che consentono il passaggio dal formato cartaceo al digitale, unitamente alla gestione dei relativi output. Per questo motivo, i software vengono progettati per includere i documenti all’interno di flussi di lavoro più snelli.
  • Un altro fattore discriminante è la mobilità. Infatti, la gestione documentale porta con sé tutti i proprio assetti, punti di forza e criticità anche nel mobile, nell’ambito dell’utilizzo di smartphone e tablet. I documenti aziendali sono ormai generati quotidianamente al di fuori dell’ufficio o del luogo di lavoro: i dipendenti possono infatti lavorare da remoto o da casa, e i tempi sempre più serrati e contratti del business fanno di qualsiasi momento, ad esempio gli spostamenti tra il luogo di un meeting e l’altro, un buon momento per produrre documentazione in formato digitale. Strettamente connessa al fattore mobilità c’è la tecnologia cloud, elemento indispensabile per garantire che il ciclo di vita di un documento possa proseguire al di fuori dei confini aziendali ed essere sempre disponibile, nella versione più recente, a chi ne abbia bisogno indipendentemente da dove si trovi.
  • Le questioni relative alla sicurezza si fanno sempre più critiche, poiché si rende necessario coprire processi molto più ampi e potenzialmente vulnerabili rispetto al passato. Se i documenti contengono informazioni sensibili e riservate per l’azienda, essi devono essere gestiti e controllati efficacemente non solo per garantire l’efficienza, ma anche per adempiere a normative e soddisfare requisiti di conformità. Indipendentemente dal fatto che i dipendenti utilizzino computer desktop o portatili, smartphone o tablet, il fattore sicurezza rimane per tutti una preoccupazione centrale.
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