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Un’importante azienda che si occupa della produzione e distribuzione di tecnologie sottomarine e della fornitura di energia necessitava di un sistema per gestire la documentazione in maniera centrale e sicura e per automatizzare il processo di fatturazione. L’adozione di Ephesoft ha soddisfatto tutti i requisiti portando significativi benefici di business; scopriamone di più.

Source: //http://www.ephesoft.com

  • Per l’azienda cliente, una grande multinazionale operante nel settore energetico e delle tecnologie sottomarine, una delle sfide principali era la gestione di un’ingente quantità di fatture, che venivano processate manualmente. Il reparto amministrativo non riusciva a gestire il processo, generando un ritardo nei pagamenti sempre maggiore; inoltre, capitava che alcune fatture finissero nel posto sbagliato, perse o duplicate per errore. Le divisioni aziendali addette a vendita, progettazione, pianificazione, produzione e controllo qualità lavoravano sinergicamente su molti progetti, ma il fatto di trovarsi geograficamente sparsi in tutto il mondo implica la necessità di accedere ad un’unica fonte contenente documentazione di progetto e informazioni aziendali riservate. I diversi reparti utilizzavano diversi sistemi per completare le proprie attività, e la collaborazione avveniva principalmente via mail: identificare ed accedere alla versione più aggiornata di ciascun documento era diventata un’impresa quasi impossibile.
  • L’introduzione di Ephesoft Enterprise Smart Capture ha consentito di automatizzare le attività di classificazione, separazione ed estrazione dei dati sui documenti in entrata, sia in formato cartaceo che elettronico. Le fatture possono essere cercate per diversi parametri e il processo di estrazione dei metadati dai documenti è stato automatizzato. Le fatture generate in formato elettronico vengono importate automaticamente utilizzando la tecnologia OCR. Tutti i 23 campi di dati richiesti vengono estratti dalle fatture; nel caso in cui si presenti un documento illeggibile, il software lo localizza e lo sottopone all’attenzione di un operate affinché il problema si risolva al più presto.
  • Prima dell’introduzione di Ephesoft, l’azienda processava circa 15 mila fatture all’anno; dopo l’implementazione, il volume è aumentato a 21 mila. La soluzione è attualmente utilizzata da oltre 250 utenti. Inoltre, la soluzione Ephesoft, opportunamente integrata con SharePoint utilizzando giù in precedenza, facilita la gestione centralizzata dei documenti attraverso la collaborazione. Quali sono i principali benefici ottenuti dall’azienda? Tempo per la gestione delle fatture ridotto; accuratezza nell’elaborazione delle fatture aumentata del 33%; rapida acquisizione dei documenti che consente pagamenti tempestivi e migliori relazioni cliente-fornitore; migliore visibilità e controllo sulle previsioni di spesa e cassa; identificazione dei colli di bottiglia più semplice e rapida; riduzione massiccia di produzione cartacea e della necessità di spazio di archiviazione.
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