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L’unica “carta” che ha ancora una rilevanza fondamentale nel business moderno è quella delle banconote, dato che il denaro contante continua a dominare le piccole transazioni economiche. Tutto il resto della carta, per la maggior parte delle aziende, diventa superfluo. È tempo di passare al paperless.

Source: www.entrepreneur.com

  • Nei principali uffici di tutte le aziende le informazioni sono memorizzate in uno dei seguenti formati: cartaceo, nei classici fascicoli e faldoni; elettronico, in particolare PDF, Word, Excel, JPEG, MPEG; email. Tuttavia, secondo alcune recenti stime, il personale getta in media il 30% dei documenti cartacei stampati e utilizzati. Il restante 70% viene archiviato fisicamente in schedari, occupando molto spazio e implicando un costo notevole in termini di tempo e denaro; per dare una stima di cosa significhi tutto questo, basti pensare che ogni anno negli Stati Uniti vengono spesi dalle aziende 460 miliardi di dollari solo per gestire il sovraccarico di informazioni gestite in formato cartaceo.
  • Per risolvere questo problema che accomuna la stragrande maggioranza delle aziende, la soluzione è affidarsi ad un software di gestione documentale affidabile e performante. Una volta implementata la soluzione nella propria realtà aziendale, i problemi legati alla gestione della carta scompaiono.
  • Infatti, anche se un documento viene archiviato in modo errato, esso può essere facilmente recuperato eseguendo un’accurata ricerca per parole chiave o tramite il riconoscimento ottico dei caratteri (Optical Character Recognition, OCR), che consente di scandagliare un intero database in pochi secondi. Inoltre, mentre un archivio fisico non può essere duplicato senza costi, può essere eseguito un backup automatico degli archivi elettronici documentali in modo da assicurarsi che documenti e informazioni siano conservate in un ambiente sicuro e sempre accessibile.
  • Taglio di tempi e costi, sicurezza e conformità sono i motivi principali per i quali adottare una soluzione di gestione documentale elettronica.
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