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Indipendentemente dal settore in cui opera la vostra azienda, l’ufficio paperless può portare numeri benefici in diversi aspetti del business. Ciò che prima era considerato un lusso si è trasformato in una vera e propria necessità organizzativa, per evitare processi complessi, caotici e non efficienti. Quali sono le principali ragioni per investire in un sistema di digitalizzazione documentale?

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  • Semplifica i processi di business – Con un sistema di digitalizzazione e gestione documentale si possono semplificare i processi di business su vasta scala. Gli utenti possono trasferire i dati importanti e sensibili e autorizzare operazioni più o meno riservate con pochi e semplici passaggi. Inoltre, quando c’è la necessità di collaborare con alcuni membri del team da remoto o si richiede che più persone lavorino sullo stesso documento contemporaneamente, tutto questo è possibile con estrema facilità.
  • Riduce i costi – Uno dei benefici più tangibili introdotti dall’ECM è la riduzione dello spazio di archiviazione necessario ed i costi ad esso correlati. Quando si lavora con documentazione cartacea, si ha a che fare con faldoni, archivi, stampanti, tutti elementi che implicano elevati costi di mantenimento. In un ufficio paperless che utilizza un software di gestione documentale invece tutti i documenti vengono digitalizzati, con un grande risparmia in termini economici e di spazio.
  • Recupero immediato – Il tempo trascorso per cercare un documento può essere davvero molto, attività che però non si traduce in alcun risultato in termini di business. Utilizzando un software di ECM sarà invece assolutamente semplice tracciare o recuperare uno specifico documento, tutto in pochi secondi. Sarà inoltre possibile eseguire ricerche personalizzate e di dettaglio all’interno di cartelle e documenti.
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