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Quando si è alle prese con la selezione del nuovo software gestionale, il rischio di trovare degli ostacoli nel percorso di scelta è molto alto. Il software gestionale è di vitale importanza per le organizzazioni, perché aiuta a ottimizzare e semplificare i progetti, gestire il personale, coordinare il calendario, eseguire analisi dei rischi e molto altro.

Source: blogs.sap.com

Quali sono i tre principali elementi da considerare per scegliere il software adatto a soddisfare le esigenzi aziendale?

  • Conoscenza approfondita della propria cultura organizzativa – Prima di stilare la lista delle caratteristiche ricercate nel nuovo software gestionale, è necessario conoscere le dinamiche aziendali interne. Il sistema renderà la gestione dei workflow più semplice o complessa? Sono presenti procedure severe all’interno della politica aziendale? Qual è il tipico svolgimento dei compiti? Tenendo tutti questi aspetti strutturali in mente, i manager potranno incontrare il reparto IT e discutere insieme cosa si sta cercando. Un altro aspetto fondamentale da considerare, soprattutto in virtù dell’investimento che l’adozione di un nuovo sistema gestionale comporterà, è il rapporto che si instaurerà tra il vostro personale ed il software; è importante infatti che l’elemento umano non interferisca negativamente nel passaggio ad un nuovo sistema, anche dal punto di vista della sicurezza.
  • Confrontare i prodotti – Una volta definiti attentamente i requisiti ricercati, il passaggio successivo è il confronto tra le diverse soluzioni di mercato. Per iniziare, si identificano i prodotti adatti al vostro numero di utenti, scartando quelli che non corrispondono. Successivamente, un buon modo per selezionare il prodotto che fa al caso vostro, invece di leggere ogni singola descrizione, può essere quello di stilare una lista con le caratteristiche chiave per la vostra azienda e segnare, per ogni soluzione considerata, quante di queste caratteristiche possiede. Inoltre, è molto utile porsi queste domande: in che modo il software contribuirà a realizzare gli obiettivi organizzativi? Che tipo di formazione è prevista? L’apprendimento da parte del personale sarà semplice e chiaro? Questo software rappresenta il miglior trade off tra costi e benifici? È disponibile una demo?
  • Essere pronti per i passi futuri – La fase di selezione è solo una parte della sfida da affrontare. Un’altra fase fondamentale è quella in cui i responsabili acquisiscono familiarità con il nuovo sistema gestionale in modo da poter formare a loro volta il personale interno. La funzione principale di un software gestionale è quella di semplificare e ottimizzare il vostro lavoro e di rendere la vostra azienda più competitiva sul mercato.
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