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Negli ultimi anni l’avanzamento tecnologico delle soluzioni software per il business ha portato sempre più aziende ad adottare soluzione di gestione documentale digitale. Esistono diverse alternative sul mercato, e spesso scegliere la più adatta non è semplice. Quali fattori considerare per semplificare la scelta?

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  • È sicuramente fondamentale che la soluzione scelta sappia rispondere pienamente alle principali sfide di business da affrontare. In generale le aziende infatti condividono molti obiettivi, ma ciascuna ne ha di specifici, ed il modo in cui vengono gestite le informazioni ad essi relative è cruciale. La giusta soluzione di Enterprise Content Management deve essere conforme alla tua strategia di business, anche per essere meglio accolta, compresa ed utilizzata dal personale interno.
  • Le diverse soluzioni ECM presenti sul mercato seguono modelli di pricing differenti, secondo logiche legate alla subscription, al numero di utenti o a pacchetto, senza considerare poi le diverse casistiche di manutenzione annuale. Cosa è meglio per la tua azienda? Dipende dal tipo di investimento che intendi affrontare e dal numero di utenti che andranno ad utilizzare il sistema, almeno in una prima fase. Ricorda però che un aspetto incredibilmente positivo dell’ECM è il suo ROI, che solitamente si verifica entro 18 mesi dall’implementazione.
  • Infine, due parametri diventati quanto mai centrali. Il primo è relativo all’accesso tramite mobile: la fruizione dei sistemi aziendali tramite smartphone e tablet è oggi una procedura normale è consolidata, rappresenta il modo in cui funziona oggi il mondo degli affari ed è anche ciò che si aspettano da voi i vostri collaboratori. L’altro è relativo alla scalabilità; nella stragrande maggioranza dei progetti ECM infatti la soluzione implementata inizialmente si espande nel corso del tempo ad altri settori e processi aziendali, per questo è importante che il sistema scelto consenta una scalabilità semplice e rapida.
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