Omnia Group Smart Business

il blog che aiuta le Aziende italiane a crescere attraverso la Tecnologia

L’azienda cliente è una delle principali compagnie di materiali per l’edilizia, con 16 sedi nel mondo; la società offre una vasta gamma di servizi e prodotti per la costruzione edile ed ha un forte legame con il proprio parco clienti. Un processo di gestione dei ticket manuale e complessoa e una conseguente lentezza nella fatturazione implicavano ritardi nei pagamenti e insoddisfazione della clientela; vediamo come la compagnia ha risolto il problema con Hyland OnBase.

Source: //www.onbase.com

  • Prima dell’introduzione di un sistema di document imaging, i diversi stabilimenti della compagnia inviavano una grande quantità di ticket relativi alle fatture, da ordinare per tipologia. Per ogni tipologia di ticket, ciascuno doveva essere ordinato per numero; ogni ticket è composto da due parti: una per il cliente e una per lo storico aziendale. Organizzati per colore, gli addetti ordinavano i ticket clienti in giallo che venivano conservati fino al momento in cui la fattura non era pronta per essere inviata. Eventuali correzioni a misurazioni, indirizzi, progetti o conti venivano fatte dagli stessi addetti che si occupavano di fare le modifiche e successivamente approvarle. Il passaggio successo nel processo prevedeva la gestione dei ticket bianchi, da conservare nello storico aziendale. I ticket erano separati per data e stabilimento e salvati per riferimenti nel reparto contrabile. Dopo che tutte le informazioni, spesso incomplete, erano state scritte a mano sui ticket, gli addetti apponevano il ticket cliente giallo sulla fattura cliente corrispondente e preparavano la busta per la spedizione.
  • Era necessario risolvere i problemi relativi ad errori nelle fatture e ritardi nelle risposte del customer service. Con la grande quantità di tempo perso a dividere e ordinare ticket, associare informazioni corrispondenti e cercare fisicamente documenti e altro, il personale era costantemente impegnato in attività a scarso valore aggiunto; sfruttare al meglio le risorse ed incrementare la produttività era diventato cruciale. Quando i clienti, il personale commerciale, i direttori di dipartimento, le risorse umane o gli addetti alla qualità dovevano porre una domanda o avere maggiori informazioni su una precisa questione, era necessario trovare il ticket giusto; nel frattempo, il processo di fatturazione rallentava e diventava difficile capire quando una fattura sarebbe stata emessa.
  • La compagnia voleva accesso in tempo reale allo stato dei ticket e un controllo costante sui processi; per questo motivo ha selezionato la piattaforma di Enterprise Content Management OnBase di Hyland. Con l’introduzione di OnBase, la gestione dei ticket è stata razionalizzata e resa efficiente, raggiungendo importanti obiettivi in termini di performance e soddisfazione dei clienti. Nel prossimo articolo vedremo i risultati ottenuti in seguito all’implementazione della soluzione.
» Scopri i servizi di Enterprise Content Management Omnia Group