Omnia Group Smart Business

il blog che aiuta le Aziende italiane a crescere attraverso la Tecnologia

Continuiamo a scoprire i benefici dell’adozione di una strategia parperless. Che cosa si può fare per ottimizzare la gestione aziendale, limitando l’utilizzo della carta in favore di soluzioni più efficienti, e quali sono i benefici che ne derivano?

Source: http://www.amsimaging.com/

  • Evitare la perdita dei documenti – Quando si dispone di una soluzione di Document Management non c’è più bisogno di preoccuparsi della perdita o dello sbagliato posizionamento dei documenti cartacei; infatti, in media tra il 2 e il 5% dei documenti di un’organizzazione vengono persi o spostati nella posizione sbagliata ogni giorno. Inoltre, in caso di disastro naturale, i documenti che sono conservati digitalmente non corrono il rischio di andare perduti o danneggiati, salvando così una parte importante del business.
  • Limitare i costi di conservazione – Quanto spazio nella tua azienda viene occupato da archivi fisici e faldoni di documenti? La verità è che la carta occupa molto spazio, e nella maggior parte dei casi le aziende non dispongono di stanze extra a sufficienza per contenere tutto il materiale. Per questo motivo le aziende si trovano costrette a dover affittare spazi fisici di archiviazione esterni. Adottando una strategia parperless, la vostra organizzazione avrà la possibilità di archiviare e conservare milioni di documenti in cloud o in un singolo hard drive.
  • Maggiore sicurezza – Con una soluzione di Enterprise Content Management si dispone di infinite possibilità legate alla sicurezza della vostre informazioni. Si ha infatti la possibilità di tracciare ogni singolo documento, controllandone tutte le modifiche che vengono apportate, chi vi accede e tutti i processi al quale viene sottoposto. Tutto questo aggiunge un nuovo livello completo di responsabilità e di sicurezza, indispensabile per proteggere il proprio business e la clientela.
  • Migliorare il Customer Service – Questo rappresenta forse il beneficio maggiore in termini di guadagni a lungo termine. Infatti, l’obiettivo principale di ogni azienda dovrebbe essere quello di fornire il miglior prodotto o la miglior soluzione possibile ai propri clienti. Per fare questo, ciò che proponete deve avere le caratteristiche per emergere tra la concorrenza, e questo vale per tutti i processi coinvolti nel lavoro. Si rende quindi indispensabile la capacità di accedere alle giuste informazioni nel momento in cui se ne ha bisogno, indipendentemente dal luogo in cui ci si trova. Questo consentirà anche ai vostri dipendenti di poter dedicare ai clienti più tempo ed attenzione.
» Scopri i servizi di Enterprise Content Management Omnia Group