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Berner Food Inc., azienda di cibo e bevande di qualità destinati alla vendita al dettaglio, aveva un problema con la gestione cartacea dei processi aziendali. La compagnia aveva bisogno di una soluzione software altamente scalabile da integrare con l’ERP già in uso senza sostenere costose attività di personalizzazione. Berner Food ha scelto di affidarsi ad Hyland OnBase; vediamo i risultati del progetto.

Source: //http://www.onbase.com

  • Per Berner Food la carta era diventato un problema enorme: gli spazi di archiviazione del materiale cartaceo erano esauriti e il processo di condivisione dei documenti tra le diverse sedi della società era diventato lento e troppo complesso. Inoltre, il personale impiegava troppo tempo prezioso nel cercare e recuperare informazioni disperse e non catalogate. L’azienda ha scelto di adottare la soluzione di Enterprise Content Management OnBase di Hyland, implementandola inizialmente nella divisione amministrativa e contabile.
  • Lavorare con materiale cartaceo limitava il processo di ricerca a seguire un ordine temporale. Con OnBase, il personale autorizzato di tutte le sedi può eseguire ricerche personalizzate basate su diversi criteri – numero di fattura, nome del fornitore, parole chiave. Pam Geis, Senior Progam Analyst, dichiara che “non solo è più semplice trovare quello che cerchiamo, ma si sono eliminati anche i tempi di attesa perché tutti possono accedere a dati e informazioni nello stesso momento”.
  • Non dovendo più ordinare manualmente documenti e faldoni, il personale amministrativo può concentrarsi su attività di più alto valore. Berner Food risparmia 106 mila dollari in costo del lavoro e quasi 20 mila dollari sui costi operativi (carta, toner, spazio di archiviazione etc.). I giorni che intercorrono dalla conclusione di una vendita all’incasso sono scesi da 38 a 32; calcolando una media di 250 mila dollari al giorno, si ottiene un surplus di circa un milione e mezzo sul flusso di cassa. La soluzione è stata implementata in appena tre settimane, e questo ha permesso a Berner Food di realizzare un ROI completo entro 6 mesi dall’avvio del progetto.
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