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Molte aziende si avvicinano al mondo dell’Enterprise Content Management quasi per caso, dopo aver identificato un problema legato a costi di gestione, margini di profitto, efficienza dei processi, produttività e competitività, senza avere in mente possibili soluzioni.

Enterprise Content Management Speciali Smart Business  5 Problemi Aziendali Critici Risolti dai Sistemi di Enterprise Content Management

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Quindi…qual’è il problema della tua azienda? A volte è difficile identificare problemi nei processi della nostra organizzazione finché non li vediamo calati in casi concreti, in problemi e soluzioni adottate da altre aziende.

Per questo raccogliamo nel seguente approfondimento i 5 problemi aziendali più comuni che ascoltiamo dai nostri clienti, e ripercorriamo insieme il modo in cui sono stati risolti con un sistema di Enterprise Content Management.

Al 99% almeno uno di questi problemi, se non tutti, ti suonerà familiare.

[nextpage title=”Problemi di Produttività del Personale, Attività a Basso Valore Aggiunto e Margini di Profitto”]

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Molte aziende italiane hanno aree di business, produzione, outsourcing dislocate in diversi edifici, o banalmente in diverse stanze. Sicuramente la maggior parte delle aziende deve comunicare con clienti sparsi per il territorio regionale o nazionale.

Ogni azienda ha una propria versione di attività a basso valore aggiunto; spesso queste attività riguardano il trasferimento di documenti cartacei o informazioni da una persona all’altra. Più l’azienda cresce, più questi problemi si intensificano.


Problema: Bassa Produttività, Attività a Basso Valore Aggiunto, Margini di Profitto

Prendiamo il caso di Whatcom, una multinazionale di servizi finanziari in rapida ascesa. Tutti i documenti venivano conservati nella sede principale; ogni volta che un membro di una filiale aveva bisogno di accedere a un documento, qualcuno nella sede centrale doveva occuparsi di trovare il fascicolo, selezionare il giusto documento all’interno del fascicolo, e inviarlo per fax.

Fermiamoci e riflettiamo per un minuto. Pensiamo al tempo perso in questa attività di basso valore; per chiamare la sede principale, trovare qualcuno che si occupi di cercare il documento, ricercare il documento ed inviarlo, raccogliere e consultare il fax – tutte attività non fatturabili che incidono negativamente sui margini aziendali.


Soluzione: WorkFlow ECM di Automazione dei Processi

I manager alla Credit Union sapevano che abolire queste attività a basso valore avrebbe eliminato le loro disavventure cartacee. Ma ancora più importante, avrebbe migliorato drasticamente il servizio clienti. E con una soluzione di Enterprise Content Management, Whatcom ha potuto fare tutto questo.

Ora tutti i dipendenti hanno accesso immediato a fascicoli e documenti. Il tempo così guadagnato viene adesso impiegato per aiutare i clienti a raggiungere i propri obiettivi finanziari (un’attività ad alto valore aggiunto, che genera alti margini per l’azienda).

Ora tutti i dipendenti hanno accesso immediato a fascicoli e documenti. Il tempo così guadagnato viene adesso impiegato per aiutare i clienti a raggiungere i propri obiettivi finanziari (un’attività ad alto valore aggiunto, che genera alti margini per l’azienda).

Per fare questo, Whatcom utilizza uno strumento di gestione dei workflow. Lo strumento processa automaticamente il lavoro ed è configurato per assecondare facilmente e con rapidità i possibili cambiamenti di condizione dei documenti – e lo fa in modo semplice e sicuro. Possono accedere al sistema solo le persone giuste al momento giusto.

In questo modo migliora il rapporto con il cliente grazie a tempi di consegna più rapidi, riduce i costi liberando il personale da attività manuali ripetitive, aiuta a far rispettare le pratiche commerciali che assicurano responsabilità e conformità alle normative. Perché fare manualmente attività che possono essere gestite con più efficienza e meno errori di un sistema informatico?

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[nextpage title=”Troppa Carta, Archivi, Moduli, Curriculum, Ricevute, Ordini, Fatture, Bollette…”]

Quando parliamo di aziende, quanta carta è considerata “troppa carta”? A volte la risposta può essere estremamente soggettiva. Per alcuni, una pila di fogli è troppo. Per altri, il “troppo” è un ufficio pieno di schedari che potrebbe essere destinato a un uso migliore.


Problema: Inefficienza nella Gestione dei Processi legati ai Documenti

La carta, sotto forma di moduli, curriculum, ricevute, ordini di lavoro, fatture, bollette e molto altro, consuma il tempo all’interno di un’azienda, a causa delle decine o centinaia di interazioni e scambi di documenti fra il personale o fra il personale aziendale ed i clienti.

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Risorse Umane, Finanza e Controllo, perfino il Santo Graal di tutti i processi di business, il Servizio Clienti – sono tutti influenzati dal modo in cui viene gestita la carta. Lentezza dei processi, difficoltà nel recuperare file, informazioni incomplete, doppio lavoro – sono tutti non solo dei veri e propri problemi di produttività, ma anche incubi nell’erogazione del servizio ai clienti per un business che cerca di mantenersi competitivo.

Prendiamo il caso di TCP, un’azienda che produce energia per l’illuminazione efficiente; inizialmente i documenti venivano archiviati in un apposito magazzino. Con i documenti organizzati in pile, un dipendente, per accedere ad un fascicolo, doveva coinvolgere un magazziniere con il carrello elevatore.

Questo procedimento sprecava il tempo del dipendente impiegandolo in un processo a basso valore aggiunto ed interrompeva, nello stesso tempo, il regolare flusso lavorativo del magazziniere; a prescindere, non dimentichiamo che la carta occupa spazio.


Soluzione: Digitalizzazione dei Documento & Transactional Content Management

Dopo aver implementato una soluzione di Enterprise Content Management per contrastare questo spreco di tempo e di carta, TCP ha potuto eliminare passaggi inutili ed improduttivi nei suoi processi operativi ed amministrativi.

TCP ha eliminato la necessità di stampare 125.000 fogli di carta ogni anno, ha ridotto di cinque volte le vendite giornaliere in sospeso e risparmiato l’equivalente di quattro dipendenti a tempo pieno in termini di ore-lavoro.

TCP ha realizzato un processo di immissione degli ordini senza carta, ha eliminato la necessità di stampare 125.000 fogli di carta ogni anno, ha ridotto di cinque volte le vendite giornaliere in sospeso e risparmiato l’equivalente di quattro dipendenti a tempo pieno in termini di ore-lavoro.

Sia chiaro. Nessuna soluzione di Content Management potrà mai eliminare definitivamente l’impiego di carta. La carta ci sarà sempre, ma non c’è motivo di venire sommersi dall’enorme mole di documenti che minano la produttività e l’efficienza di tante aziende italiane.

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[nextpage title=”Informazioni Legali, Commerciali e Amministrative Sparse per l’Azienda e Difficili da Rintracciare”]

Essere sommersi dalla carta è un conto. Essere sommersi dalla informazioni è tutta un’altra storia. Dopo tutto, la carta è un elemento che la maggior parte delle aziende vuole ridurre. Al contrario, le informazioni sono la linfa vitale di un’azienda competitiva.

Più informazioni abbiamo, e meglio è; tuttavia, questo assunto non è valido se le informazioni sono disorganizzate e mal archiviate e se i documenti importanti sono difficili o impossibili da trovare.


Problema: Documenti ed Informazioni Importante difficili da Rintracciare

Quando parliamo di documenti importanti, intendiamo tutto ciò che è rilevante per un’azienda. Nel campo dei servizi finanziari, ipoteche e prestiti sono documenti importanti. Per chi lavora nel settore delle assicurazioni, tutto ciò che riguarda i reclami e la loro gestione è cruciale. Ambito Sanitario? Le informazioni che riguarda il paziente sono estremamente sensibilii.

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Indipendentemente da quanto sia grande o piccola un’azienda, i documenti e le polizze relative al personale sono di importanza vitale per l’area che si occupa delle Risorse Umane.

Immaginiamo quindi il caos se documenti ed informazioni vengono dispersi. Non stiamo parlando solo di documenti in formato cartaceo: i file elettronici, come le email, i fogli di calcolo, i file Word dispersi, mal organizzati o difficili da recuperare implicano molto tempo perso, perdite di produttività e doppio lavoro.


Soluzione: Sistema Efficiente di Raccolta di Informazioni (Cartacee e Digitali)

La Colorado Housing and Finance Authority (CHFA), nonostante fosse alle prese con montagne di carta (i loro progetti possono raggiungere 300 pagine e anche oltre), una volta implementata una soluzione di ECM è riuscita a beneficiare di un sistema di gestione delle informazioni chiaro ed efficiente.

CHFA ha ridotto le tempistiche di recupero file da 12 minuti a circa 10 secondi, rendendo il proprio staff tre volte più produttivo. Il tempo per eseguire un audit si è ridotto da qualche giorno a poche ore. E adesso la CHFA non si deve più preoccupare della perdita di documenti.

CHFA ha ridotto le tempistiche di recupero file da 12 minuti a circa 10 secondi, rendendo il proprio staff tre volte più produttivo. Il tempo per eseguire un audit si è ridotto da qualche giorno a poche ore. E adesso la CHFA non si deve più preoccupare della perdita di documenti.

Tutto questo è possibile perché una soluzione di Enterprise Content Management consente la gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti, dalla loro immissione fino alla distruzione. I documenti sono centralizzati, rintracciabili e, con la giusta soluzione, possono essere collegati direttamente con il relativo account, cliente, paziente, dipendente e così via. Non solo, ma i documenti che non appartengono al mondo elettronico, come le cartelle dei pazienti ed i documenti cartacei in originale, possono essere gestiti allo stesso modo con molta più efficienza.

In breve, una soluzione di ECM deve portare chiarezza e semplicità nella gestione di tutte le informazioni, indipendentemente dal formato in cui sono raccolte, e permettere una veloce tracciabilità dei documenti importanti.

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[nextpage title=”Gestione Confusa di Diverse Versioni di Policies o Documenti Commerciali”]

Con un’implementazione ragionata, piccole e grandi aziende possono centralizzare la gestione e la continua evoluzione dei documenti aziendali, e fornire una sincronizzazione online rivolta a tutto il personale coinvolto, assicurandosi che ognuno acceda sempre alla versione più recente del documento che sta cercando.


Problema: Diverse Versioni di Policies e Documenti

Se siete nel mercato della vendita di prodotti o servizi e avete un’area commerciale o degli agenti di vendita, come fate ad avere successo se ogni rappresentante o partner lavora con un listino prezzi diverso? O se vengono utilizzati vecchi modelli di contratto o form di ordine?

Non è possibile, giusto? Oppure richiederebbe un grandissimo sforzo. Con una soluzione di Enterprise Content Management che permette la gestione dei documenti e la verifica/controllo della versione, queste preoccupazioni fanno parte del passato.

Prendiamo l’esempio dei laboratori medici Allina. Senza uno standard per diffondere le policies aziendali, lo staff di laboratorio perdeva spesso l’annuncio di una nuova policy o l’aggiornamento di una policy già in vigore.


Soluzione: Centralizzazione Online dei Documenti con Sincronizzazione

Tramite il sistema ECM, le policy e tutti i documenti aziendali sono memorizzate e monitorate in un repository centrale. Adesso Allina può facilmente risalire a quale direttore sanitario ha firmato una certa direttiva, mentre i nuovi impiegati sono sicuri di ricevere le versioni più recenti di ogni documento.

Inoltre, se una policy ha bisogno di essere rivista, Allina può avviare una bozza per la revisione e girarla a chi deve prendere la decisione finale. Quando c’è la versione definitiva, il sistema la invia a un direttore medico per l’approvazione. Dopo 11 mesi, il sistema ricorda a chi di dovere che c’è da effettuare la revisione annuale.

In questo modo, il personale non deve preoccuparsi di ricordare il momento di revisione di ogni documento, né deve aspettare per delle lente approvazioni burocratiche. Le policies sono sempre aggiornate in tempo reale e Allina rimane sempre in conformità.

In questo modo, il personale non deve preoccuparsi di ricordare il momento di revisione di ogni documento, né deve aspettare per delle lente approvazioni burocratiche. Le policies sono sempre aggiornate in tempo reale e Allina rimane sempre in conformità.

Nel caso di un’azienda commerciale, niente più caos con clienti che lavorano con vecchie versioni. Nessuna preoccupazione che le annotazioni importanti scompaiano assieme alla carta sulla quale sono scritte. Un sistema ECM garantisce all’azienda una capacità senza precedenti di garantire la coerenza dei documenti.

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[nextpage title=”Problemi di Conformità con l’Enorme Quantità di Leggi e Normative”]

Con l’aumentare del livello delle normative di conformità e delle richieste di audit, sia interne che esterne all’azienda, tenere traccia dei documenti necessari diventa più importante che mai.

Pensa a quante ore di sonno potresti guadagnare sapendo che la tua soluzione di Enterprise Content Management tiene d’occhio i requisiti di conformità della tua azienda e ti aiuta a gestire tutte le normative. I documenti archiviati verrebbero inoltre conservati in base a regole predefinite per supportare la conformità e ridurre al minimo i rischi legali.


Problema: Documenti Legali Sparsi e Disorganizzati e Rischio di Multe o Chiusura

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Uno dei esempi più eclatanti dell’enorme mole di norme che sommerge le aziende è la recente revisione del sistema di sicurezza alimentare degli Stati Uniti, che richiede un aumento delle ispezioni governative presso le strutture di trasformazione alimentare e dà alla Food and Drug Administration (FDA) la capacità di ordinare richiami inderogabili di alimenti non sicuri. Una parte del processo di recall richiede ai fornitori di garantire alla FDA l’accesso remoto ai record critici e alla documentazione per scopi di indagine e di revisione contabile.

Questo è un incubo che diventa realtà per i produttori alimentari con un sistema di gestione documentale disperso e disorganizzato. Un incubo che potrebbe significare un disastro per il business – dalla perdita di entrate fino alla chiusura. Dopo tutto, un recall standard di FDA può costare anche milioni di dollari.


Soluzione: Gestione dei Requisiti di Conformità tramite Enterprise Content Management

I sistemi ECM possono gestire e organizzare facilmente audit e requisiti di conformità, abbassando drasticamente i costi di gestione.

I sistemi ECM possono gestire ed organizzare facilmente audit e requisiti di conformità, abbassando drasticamente i costi di gestione.

Inoltre, la giusta soluzione di gestione dei record gestirà il periodo di conservazione e disposizione finale dei documenti. In altre parole, dai al documento una data di scadenza e questo si cancellerà automaticamente quanto arriverà il suo momento (o ti sarà inviata una mail per ricordarti che è tempo di cancellare il documento e tu potrai così esaminarlo e poi approvare la cancellazione).

In fondo, la maggior parte delle aziende realizza i propri risparmi più consistenti con l’ECM dalla revisione dei costi esistenti, compreso l’accesso remoto e sicuro ai documenti importanti.

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[nextpage title=”INFOGRAFICA – 5 Problemi Aziendali Risolti dall’Enterprise Content Management”]


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