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Continuiamo a scoprire 10 buoni motivi per dotarsi di un nuovo sistema di Enterprise Content Management. Non tutte le soluzioni di gestione documentale sono uguali. Sul mercato ci sono diversi prodotti progettati per aiutare le organizzazioni a gestire le proprie informazioni, ma a volte è difficile dire quale sia la più adatta al tuo business.

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  • 6 La soluzione non è scalabile – In alcuni casi un’organizzazione acquista una soluzione specifica destinata ad una certa area aziendale; questo è comprensibile, in particolare se è presente un problema chiaro e circoscritto da risolvere. La situazione si complica quando l’organizzazione è pronta per estendere la soluzione alle atre aree e il software non riesce a soddisfare questa richiesta. La soluzione ECM ottimale deve possedere la caratteristica di essere scalabile nel tempo richiedendo un investimento proporzionato.
  • 7 La configurazione richiede continui interventi – Nessuno pretende che ogni dipendente sia in grado di configurare autonomamente il sistema ed apportarvi modifiche. Tuttavia, fare piccole modifiche e configurazioni minori non dovrebbe richiedere l’intervento sistematico di un utente esperto o un tecnico. Se non si garantisce una percentuale di autonomia al personale, i costi per l’assistenza superano benefici e risparmi.
  • 8 Il sistema non supporta integrazioni con altre applicazioni – Le applicazioni standalone non sono più adatte all’orizzonte tecnologico di oggi. Le aziende devono essere in grado di continuare ad utilizzare i sistemi già introdotti nella propria infrastruttura in modo da massimizzare il ritorno sugli investimenti e rendere il proprio business più efficiente. Per questo motivo, l’ECM deve supportare l’integrazione con database esterni, dispositivi di scansione e altri sistemi preesistenti.
  • 9 Non si soddisfano i requisiti normativi – Qualsiasi siano i requisiti normativi ai quali la tua azienda deve rispondere, il sistema di ECM ha il compito di garantire la conformità a quanto richiesto. Il discorso è valido anche per le normative di sicurezza e aderenza agli standard di qualità.
  • 10 La soluzione non offre automazione di processi e workflow – Fra tutti i validi motivi per dotarsi di un sistema di document management, uno dei più significativi è quello di automatizzare i processi per rendere il business più efficiente. Se la soluzione attuale non soddisfa questa richiesta, è necessario cercarne una che possa davvero ottimizzare i tuoi processi aziendali.
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