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Non tutte le soluzioni di gestione documentale sono uguali. Sul mercato ci sono diversi prodotti progettati per aiutare le organizzazioni a gestire le proprie informazioni, ma a volte è difficile dire quale sia la più adatta al tuo business. Vediamo quali sono 10 buoni motivi per dotarsi di un nuovo sistema di Enterprise Content Management.

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  • 1 L’acquisizione dei documenti richiede molto lavoro manuale – L’attività di acquisizione dei documenti (document capture) non deve risultare eccessivamente impegnativa. Se la tua soluzione software non garantisce un certo livello di automazione che abbatta il bisogno di processi, dovresti pensare ad un’alternativa e cercare un piattaforma che offra anche una soluzione di advanced capture all’interno del sistema ECM.
  • 2 La classificazione non è sufficiente – I prodotti di document management che includono funzionalità di scansione e acquisizione risultano molto appetibili per le aziende. Tuttavia, non tutti i sistemi di classificazione presenti nelle soluzioni sul mercato garantiscono lo stello livello di efficienza e non eliminano quindi la necessità di eseguire un pre-ordinamento manuale prima di procedere con la scansione.
  • 3 Il sistema non garantisce adeguate opzioni di accessibilità – Il tema dell’accessibilità presenta due aspetti in apparente contraddizione tra loro: da un lato la necessità che le informazioni siano accessibili al personale autorizzato in maniera semplice e senza troppi passaggi; dall’altro, documenti e dati devono essere protetti dal pericolo di finire nelle mani sbagliate. Il vostro sistema ECM deve rispondere ad entrambe le queste esigenze attraverso logiche di secure user roles.
  • 4 Il sistema è complicato e quindi poco utilizzato – Una soluzione software è inutile fintato l’azienda che l’ha introdotta non ne ricava benefici. Se l’utilizzo dal parte del personale è scarso, bisogna interrogarsi sul motivo: se il prodotto risulta eccessivamente complesso, obsoleto o non rispondente alle esigenze lavorative quotidiane, è tempo di passare ad una soluzione migliore.
  • 5 Scarse funzionalità di ricerca – Le funzionalità di ricerca sono elementi essenzuali in un sistema di document management. Per questo motivo, un ECM di qualità deve includere un’applicazione di document capture che trasformi le scansioni in documenti su cui sia possibile eseguire una ricerca secondo diversi criteri e un repository documentale che consenta di eseguire ricerche veloci e personalizzate.
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